Kako napisati tekst glasovne poruke, IVR skriptu pre snimanja
Kako sastaviti tekst glasovnih poruka za govorni automat, IVR promt audio ili automatsku sekretaricu? To može biti tekst pozdravne poruke, zatim poruke koje se emituju za vreme čekanja do javljanja operatera. Takođe to može biti IVR kompletna skripta sa menijem.
Imajte u vidu da Vi najbolje poznajete kako vaša firma, prodavnica ili ordinacija funkcioniše. Zato je potrebno da samostalno napišete tekst svake glasovne poruke koju treba profesionalno snimiti.
Primer koji svi razumemo, kako bi recimo organizacija Crveni krst napisala svoju IVR skriptu?
Najčešći problemi: 1.Složene strukture, 2.Loš kvalitet zvuka ili audio snimka 3.Neprecizne informacije
Kako to izbeći:
Gledajte iz perspektive gradjana ili osoba koje bi mogle pozvati Crveni krst.
Ne fokusirajte se isključivo na unutrašnju strukturu organizacije. Građani ne zovu „odeljenje za donacije,” već žele da saznaju kako mogu pomoći ili kako dobiti podršku. Postavite se na njihovo mesto.
Primer za IVR Crveni krst, improvizacija:
1.Osoba zove da donira novac ili pomoć
2.Osoba zove da se prijavi kao volonter
3.Osoba zove radi informacija o humanitarnim akcijama
Iz ovih tačaka kreira se glavni meni:
“Za donacije pritisnite 1.”
“Za prijavu kao volonter pritisnite 2.”
“Za informacije o trenutnim humanitarnim akcijama pritisnite 3.”
“Za ostale upite pritisnite 4.”
Poštujte ton komunikacije organizacije
IVR poruka treba da odražava vrednosti organizacije, primer Crveni krst — profesionalnost, empatiju i zahvalnost. To je važno za naratora koji snima, zato je bitno napomenuti vrednosti organizacije, jer mi koji snimamo nismo dužni da to unapred znamo.
Za Crveni krst, glasovna poruka dobrodošlice može biti sledeća:
Dobrodošli u Crveni krst Srbije. Hvala vam što želite da pomognete ili da se informišete o našim aktivnostima. Naši operateri će uskoro biti dostupni za vas.
Tekst govorne poruke, neka pravila za pisanje iz prakse koja treba uzeti u obzir
Poruke treba da budu napisane vrlo koncizno i jasno. Tekst IVR poruka je informativnog tipa, ne reklamnog. Sam čin snimanja poruka IVR radimo sa puno iskustva, tačno znamo koji tempo i koliko dinamike uneti pri snimanju. Medjutim ukoliko tekst koji je poslat nije jasan, nemamo rezultat. Rečenice su svedene i relativno kratke. Bez suvišnih nabrajanja i komplikovanih izraza koje najveći broj klijenata neće razumeti. Naravno ukoliko je to izvodljivo. Sledi neki opšti text za poruka. Sve ostalo je na vama da oblikujete. Mi samo snimamo ono što je napisano i to je naša veština i sveukupni doprinos.
Poruka koja se vrti na sistemu van radnog vremena
“Dobili ste ABC kompaniju. Naše radno vreme za danas je završeno. Možete nas pozvati od ponedeljka do petka između 8 i 16H. Subotom od 9 do 14h. Hvala na pozivu!
Podrška tokom čekanja na javljanje operatera ili zaposlenog, opciono:
Molimo sačekajte, prvi slobodan operater uskoro će preuzeti vaš poziv.
IVR poruka
“Dobili ste kompaniju ABC. Molimo Vas da odaberete jednu od sledećih opcija:
Za prodaju pritisnite 1
Za tehničku podršku, pritisnite 2.
Ukoliko imate pitanja u vezi reklamacije ili računa, 3.
Za sva ostala pitanja, pritisnite 4.”
Niko ne želi da luta kroz beskonačne opcije i telefonski meni. Jasne i logično osmišljene poruke, profesionalno će biti snimljene. Takve poruke vode pozivaoce do prave infomacije ili osobe. Time pokazujemo zajedno poštovanje prema njihovom vremenu koje su utrošili na poziv. Pozovite nas da finalni tekst pretočimo u jedno takvo, prijatno IVR iskustvo.
